Privatlivspolitik

Hos Advokatfirmaet MAJORLAW

Advokatfirmaet MAJORLAW v/Martin Jørgensen beskytter fortroligheden af persondata. Vi ønsker at være en seriøs og sikker virksomhed for vores kunder og samarbejdspartnere.

I denne privatlivspolitik kan du læse, hvordan vi håndterer personoplysninger, når vi behandler sager for vores kunder.

1. Dataansvar

Advokatfirmaet MAJORLAW er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Vores juridiske oplysninger er følgende:

Advokatfirmaet MAJORLAW v/ advokat Martin Jørgensen
CVR-nr. 43 99 12 56
Sct. Leonis Gade 5
8800 Viborg

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du i øvrigt har spørgsmål til retningslinjerne i vores privatlivspolitik, kan du kontakte os:

Telefonisk: 77 77 88 00
Mail: mail@majorlaw.dk
Fysisk/brev: Sct. Leonis Gade 5, 8800 Viborg

2. Formål med behandling og kategorier af personoplysninger

Vi behandler personoplysninger om dig i en række forskellige situationer. De personoplysninger, vi indsamler og behandler, indsamler vi først og fremmest fra de registrerede personer selv. Vi indhenter dog også i en vis udstrækning oplysninger fra anden side, såsom offentlige databaser mv.

Læs nærmere om vores behandling i de forskellige situationer nedenfor.

3. Behandling af personoplysninger som en del af vores juridiske rådgivning

Hos Advokatfirmaet MAJORLAW behandler vi persondata om dig som en uundgåelig del af den rådgivning, som vi yder dig, og i vores løbende kontakt med dig.

Almindelige personoplysninger

Vi indsamler og behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne opfylde vores aftale med dig eller den virksomhed, du repræsenterer.

Vi behandler typisk kun almindelige personoplysninger, som

Identifikationsoplysninger (omfattende bl.a. navn, privatadresse, telefonnummer, E-mailadresse).
Oplysninger vedrørende arbejde/ansættelse (omfattende bl.a. stilling, arbejdsrelation, virksomhed/arbejdsgiver).
Kontaktoplysninger på en virksomheds ejere og kontaktpersoner.
Oplysninger om finansielle forhold, herunder betalingsoplysninger og skatteoplysninger.
Oplysninger, som udveksles med os under sagens behandling, f.eks. e-mailkorrespondance, telefonnotater og anden post m.v.

Behandlingen af almindelige personoplysninger sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt) samt vores legitime interesse i administration af kundeforholdet, jfr. databeskyttelses-forordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning).

Personfølsomme oplysninger

Afhængig af de konkrete omstændigheder i sagen, vi bistår med, kan vi også behandle følsomme personoplysninger på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning) og artikel 9, stk. 2, litra f (nødvendigt for at retskrav kan fastlægges), og/eller oplysninger om strafbare forhold på baggrund af databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og 4.

Retsgrundlaget for behandling af oplysninger om CPR-nr. er databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 1 og/eller nr. 4.

Hvidvaskloven

Vi er som advokatvirksomhed underlagt pligter efter hvidvaskloven. Derfor vil vi i visse sager behandle personoplysninger, f.eks. navn, CPR-nr., kørekortnummer, pasnummer etc.

Vi behandler udelukkende oplysninger indhentet efter hvidvaskloven – identitets-oplysninger og oplysninger om forretningsforbindelsen – for at efterleve vores pligter efter denne lov.

Oplysningerne bliver ikke brugt til kommercielle formål.

Retsgrundlaget for denne behandling er hvidvaskloven.

Parter, modparter, repræsentanter og andre tredjeparter

Hvis du er part, modpart, repræsentant eller anden tredjepart i en sag, som vi behandler, indsamler og behandler vi som udgangspunkt dine oplysninger for at kunne bistå vores klient i den pågældende sag.

Vi behandler typisk kun almindelige personoplysninger, som

Identifikationsoplysninger (omfattende bl.a. navn, privatadresse, telefonnummer, e-mailadresse).
Oplysninger vedrørende arbejde/ansættelse (omfattende bl.a. stilling, relation til sagen, virksomhed/arbejdsgiver).
Andre almindelige personoplysninger (omfattende f.eks. økonomiske oplysninger).

Behandlingen af almindelige personoplysninger sker på baggrund af vores legitime interesse i at bistå vores kunde med behandlingen af sagen, jfr. databeskyttelses-forordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning). Behandlingen sker i nogle tilfælde for at efterleve en retlig forpligtelse, jfr. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse).

Retsgrundlaget for behandling af oplysninger om CPR-nr. er databeskyttelses-forordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning), og artikel 9, stk. 2, litra f (nødvendigt for at retskrav kan fastlægges), jfr. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jfr. § 7, stk. 1.

Derudover kan vi behandle dine følsomme personoplysninger, hvis de er offentliggjort af dig selv, og de er relevante for den sag, vi behandler, jfr. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra e.

4. Behandling af personoplysninger vedrørende leverandører og øvrige samarbejdspartnere

Vi indsamler og behandler nødvendige personoplysninger for at kunne samarbejde med vores leverandører og øvrige samarbejdspartnere. Vi indsamler kun de oplysninger, som er nødvendige for samarbejdet, for at opfylde vores forpligtelser og varetage af vores interesser i forhold til aftag af varer og tjenesteydelser.

Vi indsamler og behandler kun almindelige personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og kontaktoplysninger på relevante kontaktpersoner.

Vi behandler også oplysninger, som udveksles med os, f.eks. e-mailkorrespondance, telefonnotater og anden post m.v.

Behandling af almindelige personoplysninger sker på baggrund af vores legitime interesser i forhold til administration og drift af vores virksomhed, jfr. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt) og/eller artikel 6, stk.1, litra f (nødvendigt for at retskrav kan fastlægges).

Vi opbevarer nødvendige personoplysninger på vores samarbejdspartnere og leverandører, så længe der er et aktivt samarbejde med Advokatfirmaet MAJORLAW. Personoplysningerne opbevares ikke længere, end det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil de er indsamlet. Personoplysningerne kan f.eks. blive opbevaret efter bogføringsloven eller pga. af en eventuel uenighed. Når personoplysningerne ikke længere er nødvendige, sletter vi dem på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde.

5. Udvikling af eksisterende eller muligt kommende kundeforhold mv.

Vi kan også indsamle og behandle personoplysninger for at skabe overblik over relationer for at vedligeholde og udvikle eksisterende eller muligt kommende kundeforhold samt vores forhold til samarbejdspartnere, forretningsforbindelser mv.

Vi behandler kun almindelige personoplysninger som f.eks. navn, stilling, virksomhed, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og faglige/personlige interesser. Oplysningerne indsamles som udgangspunkt kun, hvis du vælger at give dem til os, f.eks. via din mailsignatur, visitkort, mv. Vi kan også indsamle oplysninger fra andre kilder, som f.eks. offentligt tilgængelige oplysninger fra hjemmesider eller virk.dk.

Baggrunden for behandlingen af dine personoplysningerne er vores legitime interesse i at vedligeholde og udvikle relationen, jfr. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning).

Personoplysningerne opbevares ikke længere, end det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil de er indsamlet. Når personoplysningerne ikke længere er nødvendige, f.eks. fordi vores relation ikke har været aktiv i en længere periode, sletter vi dem på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde. Personoplysningerne gennemgås årligt for at sikre ajourføring og dataminimering.

6. Hvem deler vi dine oplysninger med

Vi kan videregive personoplysninger til tredjemand, hvis vi bliver pålagt det, eller det er en del af den ydelse, vi leverer til dig. Det kan f.eks. være til Skattestyrelsen, Erhvervsstyrelsen og andre offentlige myndigheder, domstole, andre advokatfirmaer, parter, modparter, repræsentanter, andre tredjeparter i sager og eksterne samarbejdspartnere.

Når vi modtager betalinger fra dig, som vi indsætter på en klientkonto, har vi pligt til at videregive dine identitetsoplysninger til det kontoførende pengeinstitut, så pengeinstituttet kan opfylde de pligter, der påhviler os efter hvidvaskloven.

I nogle tilfælde overlader vi dine personoplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, f.eks. til IT-leverandører i forbindelse med administration af vores IT-systemer. Disse samarbejdspartnere behandler kun personoplysningerne på Advokatfirmaet MAJORLAW´s vegne og i overensstemmelse med vores instruks. Vi indgår databehandleraftaler med vores databehandlere for at sikre, at den nødvendige sikkerhed er på plads og for at beskytte oplysningerne og overholde vores databeskyttelsesforpligtelser.

7. Sikkerhed

For at beskytte dig mod, at uvedkommende kan få adgang til dine personoplysninger, bruger vi it-løsninger, som automatisk sikrer, at alle oplysninger kun er tilgængelige for relevante personer.

Desuden har vi i Advokatfirmaet MAJORLAW vedtaget interne retningslinjer og politikker omkring de personoplysninger, vi behandler. Vores retningslinjer og politikker indeholder instruktioner og handlinger, der beskytter dine personoplysninger mod at blive ødelagt, tabt, ændret, offentliggjort og mod uautoriseret adgang eller deling.

Hvis du har behov for at sende os følsomme personoplysninger, anbefaler vi, at du benytter kryptering, som f.eks. sikker mail eller kodebeskyttet fil (Word eller PDF-format).

8. Opbevaring og sletning

Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til at opfylde et eller flere af de formål, som er beskrevet i denne privatlivspolitik. Vi kan have både pligt og ret til at opbevare personoplysninger i længere tid, f.eks. i forhold til bogførings-, hvidvask- og forældelsesloven. Nogle oplysninger kan også behandles og opbevares længere, hvis de er anonymiseret.

Vi opbevarer som hovedregel personoplysninger indsamlet i forbindelse med levering af juridiske ydelser, herunder oplysninger om parter, modparter, repræsentanter og andre tredjeparter i sager, i 10 år efter kundeforholdets ophør. Der kan i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring.

Vi opbevarer oplysninger, der er indsamlet i forbindelse med udvikling af eksisterende eller muligt kommende kundeforhold, så længe de er relevante for den eksisterende eller muligt kommende kunderelation og for en yderligere periode på op til 6 måneder.

Vi opbevarer personoplysninger, der indgår i bogføringsmateriale, i 5 år fra regnskabsårets udløb, hvorefter oplysningerne slettes. Opbevaringen sker med henblik på at overholde opbevaringskravene i bogføringslovens § 10.

9. Dine rettigheder

Ret til indsigt

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet er med behandlingen, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem og hvem vi eventuelt deler dem med.

Ret til at gøre indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, tager vi stilling til, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har vurderet, om din indsigelse er berettiget.

Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, stopper vi med at behandle dine personoplysninger, medmindre vi har ret eller pligt til at fortsætte behandlingen eller opbevaringen af dine personoplysninger på andet grundlag, f.eks. i henhold til lovgivningen. Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket før tilbagekaldelse af samtykket.

Ret til berigtigelse

Hvis vi behandler unøjagtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at få rettet oplysningerne. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.

Ret til at få personoplysninger slettet (retten til at blive glemt)

Hvis du beder om det, vil vi – uden udsættelse – slette de personoplysninger, som vi har registreret om dig, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag, som f.eks. hvis behandlingen er nødvendig for at kunne fastlægge et retskrav, hvis det er nødvendigt for at besvare en henvendelse fra dig eller, hvis vi efter lovgivningen er forpligtet til at opbevare oplysningerne.

Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af personoplysningerne.

Vi sletter oplysninger, indhentet med baggrund i hvidvasklovens regler, 5 år efter klientforholdets afslutning.

Personoplysninger, der er indhentet i forbindelse med behandlingen af konkrete sager eller opgaver, vil blive opbevaret i minimum 5 år efter sagens afslutning og indtil 10 år efter sagens afslutning.

Nogle stamoplysninger gemmes dog uden tidsbegrænsning for at kunne afdække eventuelle interessekonflikter, jfr. de advokatetiske regler.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i særlige tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle personoplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til dataportabilitet

Du har i visse tilfælde ret til at modtage en kopi af dine personoplysninger i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, samt at vi overfører personoplysningerne til en anden dataansvarlig.

Ret til at klage

Hvis du er uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os. Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, hvis kontaktoplysninger fremgår af datatilsynet.dk

Opdatering af privatlivspolitikken

Vi gennemgår regelmæssigt vores privatlivspolitik for at sikre, at den er opdateret, retvisende og i overensstemmelse med gældende lovgivning og principper for behandling af personoplysninger. Nye versioner af vores privatlivspolitik vil blive offentliggjort på vores hjemmeside.

Indsamling af data

Vi indsamler oplysninger hos dig eller fra tredjemand, herunder eksempelvis offentlige registre og myndigheder som et led i udøvelsen af advokatforretning.

Hvilke data

Vi indsamler og anvender kun de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne opfylde vores aftaler.

Vi registrerer følgende kategorier af oplysninger:

-Identifikations oplysninger (omfattende bl.a. navn, cpr-nr., adresse, telefonnummer, e-mail adresse, kørekortnummer, pasnummer).

– Forhold vedrørende arbejde/ansættelse (omfattende bl.a. stilling, arbejdsrelation, virksomhed/arbejdsgiver).

Vi registrerer ikke følsomme personoplysninger som eksempelvis race, religion mv.

De registrerede persondata anvendes til følgende formål:

– Behandling af sagen

– Videregivelse i det omfang sagen kræver det

– Administrative formål

– Medarbejderhåndtering

Sletning af data

Persondata, der ikke længere er nødvendig, bliver slettet senest 2 måneder efter udløb af den periode der er gældende i henhold til lov om hvidvask og terrorlovgivning. Disse data opbevares som udgangspunkt i op til 5 år.

Dine rettigheder

Ret til indsigt. Du har altid ret til at få adgang til de persondata, som vi har registreret om dig, herunder at få oplyst hvilke data vi opbevarer om dig, hvor de er indsamlet fra, hvad vi skal bruge dem til.

Ret til sletning. Du har til enhver tid ret til at registreringer om dig bliver slettet.

Du har ret til at få persondata retur, slettet, overført til andre eller begrænset, dog under hensyntagen til Lov om hvidvask og undertegnedes behov for ansvarsbegrænsning.

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Se nærmere herom på datatilsynet.dk.